1230 Okuma / 1 Yorum

15 Nisan 2017

Bilimselliğin öneminin hala anlaşılamadığı kurum ve kuruluşlarda, iç mevzuatın önemini, önceliğini ve gerekliliğini anlama konusunda da yetersizlikler bulunmaktadır.

Mevzuat, bir ülkede yürürlükte olan Anayasa, Yasa, Yönetmelik, Tebliğ, Tüzük ve benzeri hukuk kuralları bütünüdür. İç mevzuat ise kurum veya kuruluşların kendi iç hukukunu oluşturan ve üst norm mahiyetindeki mevzuata aykırı olmayan kurallardır.

Kurum ve kuruluşların iç hukukunu oluşturan kurallar,
1.   İç Tüzükler, Eylem Planları,
2.   Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmelikleri,
3.   Standart Uygulama Yönetmelik, Yönerge ve Talimatları,
4.   Kadro Cetvelleri ve Personel Görev Tanımları,
5.   Stratejik Plan ve Performans Programları,
6.   Performans Hedef ve Göstergeleri gibi dokümandan oluşur.
 

Stratejik planlar ve performans programları dışında, kamu kurum ve kuruluşlarına iç mevzuat hazırlama zorunluluğu getiren genel bir kanun hükmü bulunmamakla birlikte, çeşitli özel kanun ve yönetmeliklerde ihtiyaca göre kurum ve kuruluşlara iç mevzuat hazırlamada serbesti veren hükümler bulunmaktadır.  

Örneğin; 
 
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 45’inci maddesine göre, kamu kurum ve kuruluşları hususiyetleri ve ürettiği evrakın özelliğinden kaynaklanan durumlarda, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşünü alarak, 3 ay içerisinde kendi arşiv yönergelerini hazırlarlar,
 
657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 122'nci maddesine göre, kamu kurum ve kuruluşları yürütmekte oldukları hizmetlerin özelliklerini göz önünde bulundurarak memurlarının başarı, verimlilik ve gayretlerini ölçmek üzere, Devlet Personel Başkanlığının uygun görüşü alınmak kaydıyla, değerlendirme ölçütleri belirleyebilirler.
 

Ne var ki Devletin iç mevzuat hazırlama konusunda serbesti vermiş olması, kurum ve kuruluşlarımız tarafından, çoğunlukla, iç mevzuat hazırlama zorunluluğu bulunmadığı şeklinde algılanmaktadır.

Oysa iç mevzuatın, kurum ve kuruluşlarımız için ihmal edilemeyecek dört temel görevi bulunmaktadır.

Bunlar;
1.   Misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerin belirlenmesi, bunların periyodik performans hedef ve göstergelerine dönüştürülmesi ve en geniş çevrede duyurulması,
2.   Kurum ve kuruluşların birimleri ve alt birimleri ile komisyon ve kurulların teşkilatlarının oluşturulması, genel görev ve sorumlulukların bu teşkillere paylaştırılması,
3.   Birimler ve alt birimler tarafından yerine getirilecek temel görevlere ait yönetim sistemlerinin tanımlanması, girdi – işlem süreçleri – çıktıların ifade edilmesi, iş akış şemalarının ortaya konulması, sistemlerin çalışması için gereken standart uygulama esas ve usullerinin (Prosedürlerin) açıklanması, sistemde görev alan kritik birim ve/veya personelin görev, yetki ve sorumluluklarının detaylandırılması,
4.   Personel kadro cetvellerine göre personelin kadro görevlerinin belirlenmesi, meslek içi eğitimleri için gereken altyapının hazırlanmasıdır.

 

Ayrıca iç mevzuatın kurum ve kuruluşlarımız için çok önemli faydaları bulunmaktadır.

Bunlar;
1.   Kurum ve kuruluşların kurumsallaşmasının ve standardizasyonunun sağlanması,
2.   Yerine getirilecek görevlerin amaç ve kapsamının, yasal dayanaklarının ve çerçevesinin belirlenmesi, etkinlik için tanım-terim birliğinin sağlanması,
3.   Planlı ve programlı yönetimin gerçekleştirilebilmesi, birimler arasında koordinasyon ve işbirliği esas ve usullerinin belirlenmesi,
4.   Mali ön kontrol, iç kontrol ve iç denetim sistemlerinin kurulabilmesi ve çalıştırılabilmesi için gereken zeminin tesisi,
5.   Personelin eğitim ve gelişim plan ve programlarının eksiksiz ve isabetli olarak hazırlanabilmesi ve uygulanabilmesi,
6.   Personele ilişkin insan kaynakları kararları ile diğer fonksiyonel iş ve işlemler için gereken iç hukuki zeminin oluşturulması,
7.   Kurum ve kuruluşlara özel otomasyon yazılımları için gereken algoritmaların oluşturulabilmesi,
8.   Kurum ve kuruluşlarda etkililik, ekonomiklik ve verimlilik için tesis edilen performans hedef ve göstergelerine ilişkin sorumlulukların netleştirilmesi, eksiksiz ve açık-seçik ifadesidir.

 

Elbette bu faydalar çoğaltılabilir.

Bununla birlikte, iç mevzuat hazırlanmasına getirilen en önemli eleştiri, “kırtasiyeciliği” artırdığı savıdır. Oysa kırtasiyecilik, iç mevzuat hazırlamak değil, iç mevzuatın hazırlanması kapsamında gereksiz prosedür üretmek, görevlerin yönetimi ve yerine getirilmesinde etkililik, ekonomiklik ve verimliliğe katkı sağlamayan teşkiller, gereksiz esas ve usuller ortaya çıkarmaktır.

Kırtasiyeciliği önlemek, organizasyonun görevidir. Ön şartı ise öğrenen organizasyon olabilmeyi başarmaktır. Çünkü, ancak öğrenen organizasyonlar, ardarda uyguladıkları görev döngülerinden edinimleri ile kırtasiyeciliği önleyebilir, etkililik, ekonomiklik ve verimliliği daha da artırabilirler. 

Öğrenen organizasyon için temel görevler;
1.   İç mevzuatı (Standart uygulama prosedürlerini) uygun şekilde ve eksiksiz hazırlamak,
2.   Personeli uygulayacakları prosedürler hakkında eğitmek,
3.   Prosedürleri hakkıyla uygulamak ve görevleri başarıyla yerine getirmek,
4.   Uygulamadan çıkarılan dersleri prosedürlere yeniden aktarmak ve prosedürleri iyileştirmek,
5.   Gerçekleştirilen uygulamalardan alınan derslerle iç mevzuatı sürekli geliştirmektir.

 

Var olmayan iç mevzuatı geliştirmek mümkün olmaz.  İç mevzuat yoksa prosedürler zamanla iyileştirilemez, buna bağlı olarak etkililik, ekonomiklik ve verimlilik sürekli artırılamaz. Aynı hatalar, farklı kişiler tarafından defalarca tekrar edilir. Bu nedenle, öğrenen organizasyona yönelebilmenin ön şartı da bir iç mevzuata sahip olabilmektir.

İç mevzuat hazırlama işi bilgi birikimi, iş tecrübesi ve kapsamlı yaklaşım gerektirir. İç mevzuattan beklenen faydanın azami ölçüde sağlanabilmesi için, profesyonel bir yapı gerekir. Kurum ve kuruluşlarda iç mevzuatı hazırlama / hazırlatma ve müteakip aşamada geliştirme görevlerini, kurumun bütününü ve geleceğini görebilme kabiliyetine sahip olan strateji geliştirme birimlerine vermek en uygunudur. Strateji geliştirme birimlerinin içinde ayrıca bir "Mevzuatı Geliştirme Alt Birimi" teşkil etmek ise en doğrusu.

İç mevzuatın hazırlanmasında tek elden yönetim ve bütüncül bakış açısı kadar güncel bilgiye sahip olabilmek de önemlidir. Bu nedenle, iç mevzuatın hazırlanması ve geliştirilmesi çalışmalarında, üst norm mahiyetindeki kanun ve yönetmelikleri sürekli takip etmek, bu maksatla gerektiğinde uzman kuruluşlardan profesyonel destek almak gerekmektedir.  

İç mevzuatın hazırlanması ve geliştirilmesinde tek elden yönetim ve bütüncül bakış açısı, görev dağılımında boşluklar kalmaması ve birimlerin görev ve sorumluluklarında çakışmalar olmamasını; sahip olunan güncel bilgi ise iç mevzuatın eksiksiz hazırlanmasını sağlayacaktır.

Kurum ve kuruluşlarda iç mevzuatın hazırlanmasına ve geliştirilmesine gereken önemin verilememesi halinde, belirtilen tüm bu görevlerin yerine getirilmesinde ve sayılan onca faydaların elde edilmesinde eksiklik ve aksaklıklar yaşanacağı aşikârdır.

Yasal zorunluluk olmasa da, daha çok kurumsallaşma ve daha fazla standardizasyon adına, daha fazla etkililik, ekonomiklik ve verimlilik adına iç mevzuatı eksiksiz ve tam olarak hazırlamak kurum ve kuruluşlarımız için ihmal edilemez ve vaz geçilemez bir görevdir. İç mevzuat hazırlamak ve sağlam bir iç mevzuata sahip olmak, bunu  sürekli geliştirmek, tüm kamu kurum ve kuruluşları için önemli, öncelikli ve gereklidir. Bize göre stratejik öneme sahip bu görevin sorumluluğu ise doğrudan doğruya kurum ve kuruluşlarımızın değerli üst yöneticilerinin omuzlarındadır.