432 Okuma / 1 Yorum

21 Mart 2017

Stratejik plan, kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yol ve yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren planı ifade eder.

Stratejik plan hazırlamakla yükümlü tüm kamu idarelerinin stratejik planlama sürecine ilişkin takviminin tespiti ile stratejik planların kalkınma planı ve programlarla ilişkilendirilmesine yönelik usul ve esasların belirlenmesi amacıyla, "Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik"  26/05/2006 tarih ve 26179 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır. Bu Yönetmelik gereği, stratejik planlama kavramlarını ve stratejik planlama sürecine ilişkin usul ve esasları ortaya koyan, ihtiyaç ve gelişmelere göre güncelleştirilecek olan "Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Klavuzu" ise 2006 yılında Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı tarafından yayımlanmıştır.

Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Klavuzunda, stratejik planlamanın süreç yönetimi şu şekilde ifade edilmektedir.

1.   Durum Analizi (Neredeyiz? Mevcut plan ve programlar çerçevesinde paydaş ve SWOT analizleri)
2.   Misyon ve İlkeler, Vizyon, Amaç ve Hedefler (Nereye ulaşmak istiyoruz? Varoluş gerekçemiz, temel ve çalışma ilkelerimiz, kurumumuz için arzuladığımız gelecek, plan dönemi sonunda ulaşılacak, somut ve ölçülebilir temel ve alt hedefler)
3.   Stratejiler, Faaliyet ve Projeler (Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? Belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmanın yol ve yöntemleri ile performans program dönemlerine göre detaylı iş planları, maliyetlendirme ve bütçeleme)
4.   İzleme, Performans Ölçme ve Değerlendirme (Başarımızı nasıl takip eder ve değerlendiririz? Performans göstergeleri ve ölçme yöntemlerinin belirlenmesi, gözlem yapma, karşılaştırma, raporlama, geri besleme)
 

SİBERNETİK Sistemler, yönetim fonksiyonlarının her birinin önemini ayrı ayrı teslim etmekle birlikte, stratejik planlamanın en önemli aşamasının durum analizleri (SWOT analizleri) olduğunu ifade etmektedir. Başlangıçta çok detaylı ve noksansız olarak yapılması gereken bu analizlerin eksik ve/veya hatalı olmasının stratejik planın etkisini neredeyse tümüyle yok ettiğini, böyle olunca stratejik planlamanın bir çok kurum ve kuruluş tarafından bir angarya olarak görülebildiğine dikkat çekmektedir.

Durum analizleri, çalışmanın başında yapılacak ve orada bitirilecek bir iş değildir. Durum Analizi başlığı altında yapılan çalışmalar, durum analizlerinin bu aşamada başlayacağını ifade eder, bitirileceğini değil. Bu aşamada başlatılan durum analizleri, ihtiyaçların tam ve doğru olarak tespitinden başlayarak, gerek amaç ve performans hedeflerinin, gerekse faaliyet ve projelerin belirlenmesine, oradan kaynak tahsislerine ve performans göstergelerinin tayinine kadar devam ve etki edecektir. Çalışmalar sırasında her yeni bulgu analize en baştan dahil edilecek, başka alanlardaki işlerle etkileşimleri kıymetlendirilecek ve ancak birkaç döngü tamamlandıktan sonra olgunlaşmış analiz sonuçları nihai hale getirilebilecektir.

Eksik ve/veya hatalı durum analizlerinin, hatalı amaç ve hedef tespitine, hatalı strateji ve yanlış bütçelemelere neden olabileceği, şayet etkili bir sistem kurulabilirse izleme ve değerlendirme sürecinde bunların kolayca su yüzüne çıkabileceği açıktır. Eksik iş yapmak bir yana, 2050 yılının dünyasına hazırlanan kurum ve kuruluşlarımız için, bu durumun bir de gayret sarfına ve dahası kamu zararlarına yol açma tehlikesi de cabasıdır.

SİBERNETİK Sistemler, bilimsel yönetimin prensiplerini de dikkate alarak kurum ve kuruluşlarımıza stratejik planlamada, durum analizlerinin önemine vurgu yapan bir yol haritası önermektedir.​ İşte o yol haritası:

1.   Çalışmaya başlama tarihinden itibaren bir hafta içinde stratejik plan hazırlama direktifi yazılır, üst yönetici onayı ile yayımlanır. Bundan sonraki tüm çalışmalar bu direktife göre yürütülür.

2.   DURUM ANALİZİ ÇALIŞMALARI

a.   Kurum veya kuruluşun faaliyet ve görevlerini yerine getirmesini etkileyecek dış faktörlere ve kurum içi kapasiteye, üretilmekte olan mal ve hizmetlerin etkililiğine, ekonomikliği ve verimliliğine, mal ve hizmetlerden yararlanan vatandaşların hak ve menfaatlerine, tatmin düzeylerine dair anket, genel araştırma, inceleme ve geliştirme faaliyetleri yapılır.
b.   Kurum veya kuruluşun ürettiği mal ve hizmetlerinden yararlanan vatandaşların, kurum çalışanlarının, sivil toplum kuruluşlarının, ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile diğer paydaşların çalışmaya katkıları alınır. 
c.   Yapılan tüm anket, genel araştırma,  inceleme ve geliştirme sonuçları çerçevesinde SWOT analizleri başlatılarak, mal ve hizmet üretim alanlarına ilişkin ihtiyaçlar eksiksiz olarak belirlenir.
ç.   Kurum veya kuruluşun faaliyet ve görevleri ile mal ve hizmet üretim alanı ihtiyaçları, Ulusal Kalkınma Planı, Stratejik Amaç ve Politikaları, Hükümet Programı, Bölge Plânı, öncelikli hizmet gereklilikleri, kurum veya kuruluşun hâlihazır mali durumu ve geliştirilebilecek ilave kaynaklar çerçevesinde kıymetlendirilir.
d.   Tüm bulgular ve önceki stratejik plan dönemi Faaliyet Raporu sonuçları çerçevesinde değerlendirilir ve listelenir.
e.   Belirlenen tüm ihtiyaçlar önceliklendirilerek, liste yenilenir.
 

3.   MİSYON VE İLKELER, VİZYON, AMAÇ VE HEDEFLERİ BELİRLEME ÇALIŞMALARI

a.   Kurum veya kuruluşun misyonu, vizyonu ve temel değerleri belirlenir veya yeniden ifade edilir.
b.   Kurum veya kuruluşun beş yıllık stratejik amaç ve hedefleri, bu hedeflere ulaşmak için birimlerin faaliyet ve görevleri, öngörülen mali tablolar çerçevesinde belirlenir.
c.   Stratejik amaç ve hedefler belirlenirken, SWOT analizi sonuçları ile  tespit edilen amaç ve hedefler arasındaki bağlantılar açıkça ve yazılı olarak ifade edilir. Bu hususa, Stratejik Plan kitapçığının SWOT analizleri bölümünde hak ettiği yer ayrılır.
ç.   Bu kapsamda, her bir stratejik amaç ve hedefin niçin belirlendiği (ihtiyacın kaynağı) ve verilen önceliği nereden aldığı (ihtiyacın ivediliğinin gerekçesi) belirlenir.
d.   Her bir stratejik amaç ve hedefe ulaşabilmek için hangi faaliyet ve/veya görevlerin niçin yerine getirilmesi gerektiği ayrı ayrı izah edilir. 
e.   Paydaşların görüş ve önerileri alınır ve bunlar da SWOT analizleri bölümüne yazılır.
 

4.   STRATEJİLER, FAALİYET VE PROJELERİ BELİRLEME ÇALIŞMALARI

a.   Belirlenen stratejik amaç ve hedefler, SWOT analizi bölümü, yukarıda izah edildiği şekilde ve azami gayretle detaylandırıldıktan sonra faaliyet ve görevlere dönüştürülür.
b.   Faaliyet ve projeler, kurum veya kuruluşların alt birimleri ile koordine edilerek, tahmini yıllık bütçeler çerçevesinde, yıllık program dilimlerine ve  sonuç odaklı yıllık performans hedeflerine dönüştürülür.
c.   Yıllık performans göstergeleri, yıllık performans programlarının hazırlanmasını kolaylaştıracak şekilde miktar, zaman, kalite ve/veya maliyet bakımından açık, anlaşılabilir, ölçülebilir şekilde ifade edilir.
ç.   Tahsis edilen kaynaklar, tespit edilen performans hedefleri ve performans göstergeleri mutlaka ve somut olarak SWOT analizi sonuçları ile uyumlu olmalıdır.
 

5.   İZLEME, PERFORMANS ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME SİSTEMİNİ TANIMLAMA ÇALIŞMALARI

a.   Bu kapsamda, stratejik planın uygulanmasının izlenmesine dair sistemler tasarlanır ve ayrıntıları ile yazılı olarak ifade edilir.
b.   İzleme ve ölçme değerlendirme sistemlerinin tasarımda yeterli ayrıntıya (kim, ne zaman, nerede, nasıl, neyi takip ve kontrol edecek, neyi denetleyecek) mutlaka yer verilir. 
 

6.   Başlama tarihinden itibaren en geç üç ay içinde çalışmalar tamamlanır ve Stratejik Plan yazımına geçilir. Eksik çalışma ile yazıma başlanmaz. Yazım işleri en geç sonraki üç ay içinde tamamlanır. Yazımı tamamlanan Stratejik Plan hakkında kurum veya kuruluşun yetkili organlarının onayı alınır.

7.   Basımı tamamlanan Stratejik Plan, Kalkınma Bakanlığı ve ilgili Bakanlıklara, birimlere ve bağlı kuruluşlara gönderilir ve kamuoyuna duyurulur.

Doğru analizlerle bir planlama yapabilmek, en geniş çerçevede koordine ve faaliyetleri senkronize edebilmek, uygulamaları planın gerektirdiği yol ve yöntemleri takip ederek gerçekleştirebilmek, takip ve kontrol edebilmek, denetlemek,  gözlem sonuçları elde etmek, sonuçları değerlendirmek ve etkili geri besleme sağlayabilmek, bilimsel yönetimi başarabilmiş ülkelerin, kurumların ve insanların harcıdır. Biz inanıyoruz ki kutsal kamu yönetimi sorumluluğunu üstlenmiş vefakar kamu yöneticilerimiz bunu başarma azim ve iradesine sahiptir.

Bilimselliğe sahip olmak, ülkenin geleceğine sahip olmaktır.